一、标题
通报的标题可省略发文机关，比较重要的通报则不省略。在拟通报标题时，特别要注意准确、简明地概括出事由。例如，《关于必须严肃处理党员干部中的违法乱纪案件的通报》，就省略发文单位。而《国务院关于一份国务院文件周转情况的通报》则写明发文机关、事由和文种。
通报的署时可以在标题下方，这时，通报不需写抬头和落款；通报也可以有抬头、落款，时间在发文机关下面。这两种格式都是正确的。
二、正文
不同类型的通报，其正文写法有所不同。下面分别介绍表扬性通报、批评性通报和情况通报的正文写法。
（一）表扬性通报
表扬性通报的内容一般包括介绍事迹，分析评价事迹意义，概括主要经验，作出表彰决定，提出希望等。表扬性通报的正文，大致包括三个部分：
叙述事迹。事迹要典型，叙述时尽可能简明扼要。把人物、时间、地点、事情的主要经过和结果交代清楚。要根据篇幅，抓住主要特征和梗概来写，不必要叙述全过程，只要概括介绍就可以了。通报还常在介绍事迹的基础上再加上简要的评价和意义分析，节省笔墨，点到即止。
表彰决定。凡表彰性通报都有表彰的具体决定。这部分一般是略写，写清楚给予什么奖励即可。
希望和要求。发通报的目的是表彰先进，号召人们向先进单位和个人学习。通报的结尾部分一般有希望和号召的内容。
（二）批评性通报
批评性通报将典型的不良行为、倾向，或重大事故公布出来，旨在使大家从中吸取教训，受到教育。其写法与表扬性通报大致相同，正文内容主要包括错误事实、根源和教训、处理决定、希望和要求四部分。
错误事实。批评性通报要实事求是地反映事实真相，不能夸大或缩小，因为这是批评的依据，必须真实。
根源和教训。对错误进行分析，指出错误的原因，点明危害。这部分要写得准确、中肯，实事求是，不能含含糊糊，模棱两可，或者故意夸大，无限上纲。
处理决定。在摆明事实，分析原因的基础上，恰如其分地提出处理决定，有理有据，令人信服。
希望和要求。这部分是通过对错误的处理，要求当事者如何对待错误，希望大家吸取教训，引以为戒。
（三）情况通报
情况通报是为使下级机关单位了解某阶段的工作情况，或某重大事件、活动的情况，指导工作，往往用通报将有关情况予以公布。这种情况通报具有很强的针对性。比如大家普遍关心的问题，或重大的事件和活动，对各单位都有一定的指导和参考意义。
1．注意时效性
发通报必须有很强的时效性，要抓住时机，及时将先进典型和经验向社会宣传推广，对反面典型予以揭露，引起警戒，或对某些重大事项和重要情况，及时予以通报，以起到交流情况、信息，指导工作的作用。
2．注意指导性
不是事无巨细都要发通报，要选择对面上工作有普遍指导意义的事项来发通报。要有普遍的指导意义，就应选择典型。先进的典型要能反映事物的本质特征，能揭示时代的本质，体现时代的精神。反面的典型，应有一定的代表性，有鉴戒的作用。
3．注意真实性
通报中所涉及的事例，必须是客观存在的，经过反复调查，真实可靠的，绝不允许捏造和虚构。另外，事例的反映要准确，不能夸大或缩小，要实事求是。通报有时要在结尾部分提出希望和号召，也必须切合实际，不脱离现实，要有一定的针对性，使读者接受号召，受到启示。
