意见作为国家行政机关的公文，是国务院2000年8月发布《国家行政机关公文处理办法》时正式设立的。
一、作为上行文意见的结构和写法
（一）标题。上行文意见，其标题由发文机关、事由和文种三部分组成。一般可以省略发文机关。例如，《关于切实解决市县财政拖欠工资问题的意见》，是省财政厅上报省人民政府的上行意见，标题省略了发文机关“××省财政厅”。
（二）主送机关。上行文意见一般有主送机关，俗称抬头，表明意见要上报给哪个机关。如果意见没有标明主送机关，一般要在意见前面加上报告或报送上级机关。下行文意见因为一般用通知批转或印发，所以意见的主送单位和落款可有可无。
（三）正文。正文一般包括原由、具体意见和结尾三部分。原由是开头部分，又叫导语，一般是概括地写明针对什么问题、根据什么精神、实现什么目的等。具体意见是正文的核心内容，要对重要问题提出建议、主张、处理办法等。上行文意见的结尾经常使用“以上意见，请审阅”、“以上意见如无不妥，请批转××××执行”等习惯用语。
（四）日期和落款。上行文意见如果独立行文，成文日期标在正文之后，一般有抬头、有落款，落款可用印章代替。如果与报告搭配使用，以报告为载体上报意见，则意见部分可以省略抬头、落款和成文日期。
独立行文的上行意见，如果上级机关同意批转，可以与通知搭配使用，行文下发，意见部分保留抬头、落款和日期，也可以没有抬头、落款和成文日期。
二、作为下行文意见的结构和写法
（一）标题。独立行文的下行意见，标题由发文机关、事由和文种三部分组成。与通知搭配行文的下行意见，意见的标题可省略发文机关。
（二）正文。下行意见的正文一般包括原由、具体意见两个部分。原由的写法与上行意见大致相同。具体意见是全文的主体内容，针对重要问题提出解决办法和具体要求。结尾部分一般使用“按照执行”或“参照执行”。有的虽无明确要求，但对下级机关有指导和参照的作用。
（三）与通知搭配行文的下行意见，抬头、落款和成文日期在通知中体现。意见部分则不再有抬头、落款和日期。
三、作为平行文意见的结构和写法
平行文意见的标题、抬头、落款的写法与上行文相似，标题有时可省略发文机关，一般都有抬头和落款。结尾部分一般使用“以上意见，供参考”等用语。
